1. Optimaal faciliteren van gemeentelijke taken passend bij het primaire proces
Met de beschikbaar gestelde middelen doen wij dit aan de hand van professioneel opdrachtgever-/opdrachtnemerschap, een maximale inzet van (beschikbare en nog te ontwikkelen) IT en strakke kostenbeheersing.
|
1.01 Uitvoering (strategie op) vastgoed
De uitvoering van de strategie op vastgoed gebeurt door middel van het door de Raad vastgestelde beleidskader.
We zijn eigenaar van vastgoed dat in de markt niet te verkrijgen of te duur is. Het is een hulpmiddel om maatschappelijke doelen te bereiken. Sturing op de portefeuille geschiedt vanuit beleidsinhoudelijke argumenten. Daarbij kijken we ook nadrukkelijk naar het huisvesten van gesubsidieerde instellingen. We zijn er ons van bewust dat het gemeentelijk vastgoed een voortrekkersrol heeft op het gebied van verduurzaming en zijn dan ook bezig met plannen om te komen tot energie neutrale gebouwen.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 3
01. We geven vervolg aan de uitvoering van strategie op vastgoed door te sturen op de vastgoedportefeuille middels het beleidskader 
|
 |
02. We gaan onze eigen vastgoedportefeuille verder verduurzamen
| In het coalitieakkoord is opgenomen dat de gemeentelijke gebouwen zo snel mogelijk, maar uiterlijk in 2040, energieneutraal gemaakt zijn. Dit doen we met respect voor monumentale panden en we houden rekening met de staat van het pand en technisch/bedrijfseconomische beperkingen. Uit een eerste verkenning blijkt dat verduurzaming van de portefeuille alleen mogelijk is als op grote schaal zonne- en of windparken worden aangelegd en de huurder meebetaalt. Dit vergt nader onderzoek en een bredere afweging. |
|
 |
03. Voor de twee resterende wijk- en buurtcentra onderzoeken we op welke wijze deze exploitabel te krijgen zijn
Voor in de Magneet is de oplossing voor handen. Als gevolg van de verkoop van Servicecentrum Zuid wordt de Magneet gedeeltelijk geschikt gemaakt voor ambtenarenhuisvesting en daarmee is deze locatie een exploitabel wijk- en buurtcentrum geworden. Voor Dorpshuis Lonneker loopt momenteel een onderzoek naar de mogelijkheden, de uitkomst is nog niet bekend.
|
|
|
|
. |
Legenda:  = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect;  = loopt achter, bijsturing mogelijk;  = conform verwachting;  = boven verwachting;  = neutrale wijziging.
|
1.02 Doelmatige, efficiënte en duurzame inzet huisvesting en accommodaties
We onderzoeken op welke wijze we de huisvesting voor ambtenaren toekomstbestendig en goedkoper kunnen maken. Daarbij sluiten we aan op de organisatie ontwikkelingen.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 1
| 01. Na afronding van de strategische huisvestingsplan implementeren we deze
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.03 Voldoen aan de wettelijke zorgplicht voor adequate onderwijsgebouwen
We hebben de wettelijke taak te zorgen voor voldoende adequate huisvesting voor leerlingen in het primair, speciaal en voortgezet onderwijs. We maken een plan om het verouderde gebouwenbestand duurzaam te vernieuwen en kijken daarbij naar de mogelijkheden voor de wijk en haken aan bij de dynamische investeringsagenda (DIA).
| Acties 2019 |
Aantal acties: 3
01. We stellen een vervangingsplan op voor de onderwijsgebouwen
Als gemeente hebben we de wettelijke taak te zorgen voor voldoende en adequate schoolgebouwen. Na een periode van 5 jaar met een investeringsplafond van 0 euro voor onderwijshuisvesting, als gevolg van de verlaging algemene uitkering als gevolg van de motie Haersma-Buma in 2015, is duidelijk geworden dat deze investeringsstop niet langer in stand te houden is. Er is sprake van een onacceptabele veroudering van schoolgebouwen in zowel primair als voortgezet en speciaal onderwijs. Voorafgaand aan de invoering van de investeringsstop was er in Enschede al sprake van een achterstand ten opzichte van de wettelijke verplichtingen. 68% van alle schoolgebouwen is gebouwd in 1980 of eerder. Een groot deel in de jaren 70. Vervanging is noodzakelijk en onvermijdelijk omdat deze gebouwen bouwkundig, installatietechnisch en functioneel verouderd zijn. In de gemeentebegroting 2019-2022 is opgenomen dat een vervangingsplan gemaakt wordt.
|
|
|
| 02. We voeren de herschikking voor basisscholen uit
|
|
| 03. We passen de verordening aan o.b.v. nieuwe wet- en regelgeving
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.04 Wendbare flexibele organisatie gericht op organisatievraagstukken
Met het vaststellen van het bestuurs- en managementconcept (Enschede Ontwikkelt) is onze ambitie bevestigd: Wij willen werken aan een lerende, flexibele en talentvolle organisatie. Wij willen een gemeente zijn waar medewerkers de kans krijgen zich te blijven ontwikkelen om zo een bijdrage te leveren aan de opgaven waar we als gemeente voor staan. En wij willen dat medewerkers zich blijven ontwikkelen om goede kansen te houden op werk binnen en buiten de gemeente.
We geven verdere invulling aan de motie van de gemeenteraad, gericht op het ontwikkelen van modern werkgeverschap. In co-creatie met medewerkers en management vinden we nieuwe manieren om de beschikbare capaciteit flexibel binnen de organisatie in te zetten. We streven naar een op lange termijn evenwichtige leeftijdsopbouw van het personeel.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 2
01. We geven uitvoering aan de motie modern werkgeverschap en geven verder invulling aan onze strategische HR-ontwikkeling
De actie staat op oranje omdat bij het achterwege blijven van financiële middelen verder in 2019 plannen stagneren.
De komende jaren verwachten wij een uitstroom van 400 medewerkers die met pensioen gaan, daarnaast is er een toenemende krapte op de arbeidsmarkt (die voor verschillende functies nu al aantoonbaar zijn, zoals bijv. IT-professionals, financials, handhavers en juristen), verlaten goede medewerkers onze organisatie en vragen ontwikkelingen in de organisatie een versnelling op strategisch personeelsmanagement. |
|
|
02. We ontwikkelen een passende arbeidsmarktcommunicatiestrategie
De actie staat op oranje omdat bij het achterwege blijven van financiële middelen verder in 2019 plannen stagneren.
De huidige krappe arbeidsmarkt vraagt een duidelijk andere aanpak, waarbij een bewust gekozen ‘employer-brand’ wordt neergezet. Een aantrekkelijk werkgever zíjn en dat continu uitstralen is veel belangrijker geworden dan de afzonderlijke vacatures aantrekkelijk presenteren. Ons employer-brand moet – helemaal in de krappe markt – onderscheidend zijn en continu actief uitgezonden worden naar de potentiële doelgroepen van onze vacatures. Een goede profilering op de meest gebruikte social media platforms (zoals LinkedIn, Instagram) en bij diverse onderwijsinstellingen is een must. Duidelijk is dat er een investering nodig is om het employer-brand van de gemeente Enschede goed vorm te geven (marketingexpertise). Een nadere onderbouwing zal met een knelpunt in de Zomernota worden ingebracht. |
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.05 Optimale inzet van beschikbare data op ontwikkelingen in de stad
Data wordt steeds meer gezien als een essentieel bedrijfsmiddel waar we net zo zuinig op moeten zijn als op de andere bedrijfsmiddelen (personeel, financiën). Data is een democratisch recht. Hoe beter wij onze inwoners en bedrijven goed kunnen informeren over regelingen, besluiten en initiatieven, hoe meer we in een gelijkwaardige positie terecht komen en hoe beter inwoners en bedrijven zichzelf kunnen redden. We streven naar een hierbij passend niveau van ontsluiting van data en systemen en koppelen deze met elkaar waar dat kan. Steeds met als uitgangspunt de basis op orde.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 3
| 01. Wij maken slimmer gebruik van de beschikbare informatie en ICT
|
|
| 02. We faciliteren de mogelijkheden van onze geografische informatie systemen (GIS en GIEL)
|
|
03. We herijken onze informatievoorziening en managementdashboard
Het in de begroting genoemde getrapte dashboard is er nog niet, het maakt onderdeel uit van de lijnen van de vastgestelde “visie op control”.
Deze uitwerking waaronder de herinrichting financiële kolom (organisatie, processen en systeem, dashboard) is complexer en duurt langer dan ingeschat. |
|
 |
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.06 Continue voldoen aan wet- en regelgeving rondom informatievoorziening
Rond informatievoorziening, digitale veiligheid en privacy is wet- en regelgeving belangrijk. We implementeren nieuwe wet- en regelgeving en zorgen voor bewustwording bij onze medewerkers met behulp van campagnes, training, en certificering.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 1
01. We geven uitvoering aan specifieke (nieuwe) wetgeving
In 2018 en 1e kwartaal 2019 vooral ingezet op de AVG. Implementatie van andere (digitaliseringswetten) stokt i.v.m. ontbreken landelijke voorzieningen en of onduidelijkheid bepalingen.
Bij de Zomernota wordt een financieel beroep gedaan op de middelen i.v.m. de vele nieuwe (digitaliserings)wetten die op de gemeenten af komen. Hiervan schatten wij in dat de wet open overheid ons het meeste geld en inspanning gaat kosten.
|
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.07 Optimaal gedigitaliseerde bedrijfsvoeringsprocessen
We zetten ons in om waar mogelijk onze processen te digitaliseren. En sluiten daarbij aan op actuele ontwikkelingen waarbij we de focus houden op basis op orde.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 3
| 01. We richten ons proces rondom documentaire informatievoorziening anders in
|
|
02. We werken aan digitalisering van de archieven
| We digitaliseren onze archieven op duurzame wijze. Het analoge gedeelte is, ondanks de inzet op het wegwerken hiervan, nog een aandachtspunt. Er resteert nog 700 meter aan archief om te digitaliseren. Mogelijkheden om dit te realiseren met garantiebanen worden onderzocht. |
|
|
03. We digitaliseren onze inkoop- en verkoopproces
Er is een herhaalde uitvraag gedaan aan marktpartijen om ons te ondersteunen in het kunnen ontvangen en versturen van e-facturen per 18 april 2019, conform EU richtlijn.
Gelet op het belang van een goede technische implementatie is gekozen voor een zorgvuldig traject met de focus voor de definitieve oplossing van e-facturatie voor P2P (Purchase to Pay).
Regionale samenwerking blijkt voor alle betrokken partijen geen (financiële) meerwaarde te hebben.
|
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.08 Optimaal applicatielandschap en slimme informatie infrastructuur
Het applicatielandschap is de verzameling van alle in gebruik zijnde systemen. We streven ernaar het aantal applicaties te verminderen om te komen tot een betere beheersbaarheid, betere onderlinge koppelingen en verlaging van de kwetsbaarheid.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 3
| 01. We geven opvolging aan het toetsingskader informatiekundige projecten
|
|
| 02. We ondersteunen programma's bij volledig digitalisering van de werkprocessen
|
|
| 03. We wegen af en breiden waar mogelijk Werken in de cloud uit
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.09 Strategische heroverweging diensten voor externe organisaties
De gemeente Enschede levert diverse diensten aan externe organisaties (waaronder salarisadministratie, IT ondersteuning en publieksdienstverlening). De afweging om te bepalen of we wel/niet willen en kunnen leveren aan derden vindt plaats op basis van individuele beoordeling van de leidinggevende. Het gevolg hiervan is een omvangrijk aantal Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) en diverse randvoorwaarden. Dit vraagt om een strategische heroverweging met een afwegingskader zodat het aangaan of voortzetten van DVO’s weloverwogen gebeurt.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 1
| 01. We ontwikkelen een strategische visie en afwegingskader op dienstverlening voor derden
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
1.10 Optimale bedrijfsvoering (link paragraaf bedrijfsvoering)
In deze gemeentebegroting is een aparte paragraaf bedrijfsvoering opgenomen (paragraaf 4.5). In de paragraaf gaan we per bedrijfsvoeringsdiscipline/aspect in op hoe wij bedrijfsvoering in onze organisatie vormgeven. Door middel van onderstaande actiepunten geven we extra focus aan bedrijfsvoeringsonderdelen.
| Acties 2019 |
Aantal acties: 2
| 01. We intensiveren strategische en innovatieve inkoop
|
|
| 02. De basis IT-voorzieningen zijn Stabiel, Veilig en Flexibel
|
|
|
. |
Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.
|
|
2. Een betrouwbare en voor lange termijn houdbare financiële huishouding
De financiële positie van Enschede is nog steeds kwetsbaar. Vanaf 2008 hebben wij te maken met bezuinigingsopgaven. Ook het meerjarenperspectief bevat een uitdaging voor een sluitende meerjarenbegroting. Het is daarom nodig scherpe keuzes te maken. We moeten kijken welke vraagstukken de grootste prioriteit hebben en hier onze inzet op richten. Dat betekent ook dat we andere activiteiten niet meer of later doen. Op de onderdelen waar dat mogelijk is wordt de begroting flexibeler gemaakt. Daarmee zijn wij wendbaarder in het werken aan onze opgaven en kansen die zich voordoen. Verder willen we de rentelasten en kosten betalingsverkeer voor de gemeente minimaliseren.
|
= tegenvaller; 
= risico; 
= conform begroting; 
= meevaller; 
= neutrale wijziging