4.4 Financiën en organisatie

1. Optimaal faciliteren van gemeentelijke taken passend bij het primaire proces
Met de beschikbaar gestelde middelen doen wij dit aan de hand van professioneel opdrachtgever-/opdrachtnemerschap, een maximale inzet van (beschikbare en nog te ontwikkelen) IT en strakke kostenbeheersing.

1.01 Uitvoering (strategie op) vastgoed
De uitvoering van de strategie op vastgoed gebeurt door middel van het door de Raad vastgestelde beleidskader.

We zijn eigenaar van vastgoed dat in de markt niet te verkrijgen of te duur is. Het is een hulpmiddel om maatschappelijke doelen te bereiken. Sturing op de portefeuille geschiedt vanuit beleidsinhoudelijke argumenten. Daarbij kijken we ook nadrukkelijk naar het huisvesten van gesubsidieerde instellingen. We zijn er ons van bewust dat het gemeentelijk vastgoed een voortrekkersrol heeft op het gebied van verduurzaming en zijn dan ook bezig met plannen om te komen tot energie neutrale gebouwen.

Acties 2021

Aantal acties: 4

01. We geven vervolg aan de uitvoering van strategie op vastgoed door te sturen op de vastgoedportefeuille middels het beleidskader

02. We zetten in op een verdere verduurzaming van onze vastgoedportefeuille

03. We onderzoeken voor de resterende wijk- en buurtcentra hoe we invulling kunnen geven aan de exploitatie

04. We evalueren ons bestaande strategische vastgoedbeleid en bijbehorende huurprijssystematiek en stellen deze bij als het onderzoek daartoe aanleiding geeft

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.02 Doelmatige, efficiënte en duurzame inzet huisvesting en accommodaties
We onderzoeken op welke wijze we de huisvesting voor ambtenaren toekomstbestendig en goedkoper kunnen maken. Daarbij sluiten we aan op de organisatie ontwikkelingen.

Acties 2021

Aantal acties: 1

01. We implementeren het strategische plan voor ambtelijke huisvesting.

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.03 Voldoen aan de wettelijke zorgplicht voor adequate onderwijsgebouwen
We hebben de wettelijke taak te zorgen voor voldoende adequate huisvesting voor leerlingen in het primair, speciaal en voortgezet onderwijs. We maken een plan om het verouderde gebouwenbestand duurzaam te vernieuwen en kijken daarbij naar de mogelijkheden voor de wijk en haken aan bij de dynamische investeringsagenda (DIA).

Acties 2021

Aantal acties: 1

01. We voeren het vervangingsplan voor de onderwijsgebouwen uit.

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.04 Wendbare flexibele organisatie gericht op organisatievraagstukken
Met het vaststellen van het bestuurs- en managementconcept (Enschede Ontwikkelt) is onze ambitie bevestigd: Wij willen werken aan een lerende, flexibele en talentvolle organisatie. Wij willen een gemeente zijn waar medewerkers de kans krijgen zich te blijven ontwikkelen om zo een bijdrage te leveren aan de opgaven waar we als gemeente voor staan. En wij willen dat medewerkers zich blijven ontwikkelen om goede kansen te houden op werk binnen en buiten de gemeente.
We geven verdere invulling aan de motie van de gemeenteraad, gericht op het ontwikkelen van modern werkgeverschap. In co-creatie met medewerkers en management vinden we nieuwe manieren om de beschikbare capaciteit flexibel binnen de organisatie in te zetten. We streven naar een op lange termijn evenwichtige leeftijdsopbouw van het personeel.

Acties 2021

Aantal acties: 3

01. Organisatieontwikkeling, we passen strategisch personeelsmanagement (SPM) toe

02. Organisatieontwikkeling, we investeren in talentontwikkeling medewerkers

03. Organisatieontwikkeling, we implementeren onze arbeidsmarktcommunicatiestrategie

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.05 Optimale inzet van beschikbare data op ontwikkelingen in de stad
Data wordt steeds meer gezien als een essentieel bedrijfsmiddel waar we net zo zuinig op moeten zijn als op de andere bedrijfsmiddelen (personeel, financiën). Data is een democratisch recht. Hoe beter wij onze inwoners en bedrijven goed kunnen informeren over regelingen, besluiten en initiatieven, hoe meer we in een gelijkwaardige positie terecht komen en hoe beter inwoners en bedrijven zichzelf kunnen redden. We streven naar een hierbij passend niveau van ontsluiting van data en systemen en koppelen deze met elkaar waar dat kan. Steeds met als uitgangspunt de basis op orde.

Acties 2021

Aantal acties: 1

01. Wij maken slimmer gebruik van de beschikbare informatie en ICT

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.06 Continue voldoen aan wet- en regelgeving rondom informatievoorziening
Rond informatievoorziening, digitale veiligheid en privacy is wet- en regelgeving belangrijk. We implementeren nieuwe wet- en regelgeving en zorgen voor bewustwording bij onze medewerkers met behulp van campagnes, training, en certificering.

Acties 2021

Aantal acties: 2

01. We doen mee aan de verplichte audits op bestaande wetgeving ten aanzien van informatievoorziening en sluiten aan bij de verplichte landelijke voorzieningen

02. We verhogen de digitale weerbaarheid

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.07 Optimaal gedigitaliseerde bedrijfsvoeringsprocessen
We zetten ons in om waar mogelijk onze processen te digitaliseren. En sluiten daarbij aan op actuele ontwikkelingen waarbij we de focus houden op basis op orde.

Acties 2021

Aantal acties: 2

01. We digitaliseren ons inkoop- en verkoopproces

De implementatie van het nieuwe verplichting- en factureringsysteem Purchase to Pay (P2P) wordt bij de betrokken afdelingen zorgvuldig en gefaseerd uitgerold. Het platform voor het ontvangen (en versturen) van e-facturen is beschikbaar. P2P beoogt het vinden, invoeren en verwerken van (gecontracteerde) leveranciers en verplichtingen voor de afdelingen
zo efficiënt en gebruiksvriendelijk te maken en draagt bij aan het versterken van de rechtmatigheid.

02. We maken onze financiële processen toekomstbestendig

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.08 Optimaal applicatielandschap en slimme informatie infrastructuur
Het applicatielandschap is de verzameling van alle in gebruik zijnde systemen. We streven ernaar het aantal applicaties te verminderen om te komen tot een betere beheersbaarheid, betere onderlinge koppelingen en verlaging van de kwetsbaarheid.

Acties 2021

Aantal acties: 3

01. We richten applicatieportfoliomanagement verder in ter sturing op het applicatielandschap

02. Transitiestrategie Common Ground

03. We ondersteunen de organisatie bij volledig digitalisering en waar mogelijk automatisering van de werkprocessen

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.09 Strategische heroverweging diensten voor externe organisaties
De gemeente Enschede levert diverse diensten aan externe organisaties (waaronder salarisadministratie, IT ondersteuning en publieksdienstverlening). De afweging om te bepalen of we wel/niet willen en kunnen leveren aan derden vindt plaats op basis van individuele beoordeling van de leidinggevende. Het gevolg hiervan is een omvangrijk aantal Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) en diverse randvoorwaarden. Dit vraagt om een strategische heroverweging met een afwegingskader zodat het aangaan of voortzetten van DVO’s weloverwogen gebeurt.

Acties 2021

Aantal acties: 0

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

1.10 Optimale bedrijfsvoering (link paragraaf bedrijfsvoering)
In deze gemeentebegroting is een aparte paragraaf bedrijfsvoering opgenomen (paragraaf 4.5). In de paragraaf gaan we per bedrijfsvoeringsdiscipline/aspect in op hoe wij bedrijfsvoering in onze organisatie vormgeven. Door middel van onderstaande actiepunten geven we extra focus aan bedrijfsvoeringsonderdelen.

Acties 2021

Aantal acties: 1

01. We herijken de bedrijfsvoeringsapplicaties

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

2. Een betrouwbare en voor lange termijn houdbare financiële huishouding
De financiële positie van Enschede is nog steeds kwetsbaar. Vanaf 2008 hebben wij te maken met bezuinigingsopgaven. Ook het meerjarenperspectief bevat een uitdaging voor een sluitende meerjarenbegroting. Het is daarom nodig scherpe keuzes te maken. We moeten kijken welke vraagstukken de grootste prioriteit hebben en hier onze inzet op richten. Dat betekent ook dat we andere activiteiten niet meer of later doen. Op de onderdelen waar dat mogelijk is wordt de begroting flexibeler gemaakt. Daarmee zijn wij wendbaarder in het werken aan onze opgaven en kansen die zich voordoen. Verder willen we de rentelasten en kosten betalingsverkeer voor de gemeente minimaliseren.

2.1 De gemeente Enschede is een gezonde financiële organisatie en daarmee goed toegerust op de ondersteuning van uitvoering en beleid.
Om tegenslagen het hoofd te kunnen (blijven) bieden streven we naar een weerstandsvermogen groter dan 1. We voeren realistisch en degelijk financieel beleid. Daarom speculeren we niet op onzekere inkomsten. Structurele uitgaven dekken we met structurele middelen. Tegenvallers worden binnen het eigen domein opgelost, de inzet van baten uit meevallers wordt integraal afgewogen. We zetten ons spaarprogramma voort. Op deze manier blijven we ook in de toekomst in staat om onverwachte tegenvallers op te kunnen vangen. We sturen stevig op het realiseren van bezuinigingen. We blijven bij het Rijk aandacht vragen voor de financiële en sociale situatie van onze stad. We beschrijven nauwkeurig welke financiële risico's we onderscheiden. Daarbij beperken we ons niet tot statische risico's, maar nemen we ook langjarige, flexibele risico's mee. We maken scenario's inzichtelijk en bereiden ons hier zoveel mogelijk op voor.

Acties 2021

Aantal acties: 6

01. We beperken onze rente-uitgaven

02. We treffen voorbereidingen voor een rechtmatigheidsverklaring door het college

03. We implementeren de wijzigingen gemeentefondsmethodiek

Deze is over de verkiezingen van de Tweede Kamer heen getild. Op dit moment is het onduidelijk wanneer hier in Den Haag vervolg aan wordt gegeven.

04. We actualiseren ons financieel beleid

05. We maken onze instellingscriteria en besteding reserves inzichtelijk

06. We integreren de Staat van de stad in de IPC cyclus

Legenda: = loopt achter, bijsturing heeft onvoldoende effect; = loopt achter, bijsturing mogelijk; = conform verwachting; = boven verwachting; = neutrale wijziging.

Financiële voortgang

Doelstelling en producten

Status

Afwijking (x1.000 euro)

1. Optimaal faciliteren van gemeentelijke taken passend bij het primaire proces

Basisregistratie		0
Bedrijfsvoering De verwachting is dat binnen het programma Duurzaam Wonen, Leven en Werken een tekort gaat ontstaan in het resultaat Bedrijfsvoering van 1,186 miljoen euro. Dit wordt veroorzaakt door een tekort bij SBF (652.000 euro) waar meerdere oorzaken voor aan te wijzen zijn: 1. de inzet op functies waar geen dekking tegenover staat zoals inzet voor de Cockpit, Vertrouwenspersoon en Wetenschappelijke board; 2. Langdurige ziekte (in combinatie met bovenformatief zijn) 3. Meer vraag naar inzet van capaciteit dan beschikbaar is, waardoor inhuur noodzakelijk is. 4. Als gevolg van aflopende reeksen intensiveringen is dekking voor personele kosten komen te vervallen. Daarnaast bij GPO en SIO een tekort door de coronacrisis (120.000 euro). Bij de Backoffice wordt de overschrijding veroorzaakt door hogere personeels- en inhuurkosten wegens ziekte (362.000 euro). Door ziekte bij nog een aantal andere afdelingen (52.000 euro). Hierbij is aangenomen dat de kosten voor het gebruik van het generatiepact uit het flankerend beleid worden vergoed. Anders wordt het tekort 327.000 hoger.		-1.186
Gemeentearchief		0
Interne dienstverlening Het resultaat op dit product bestaat uit enkele voordelen vanwege achterblijvende uitgaven i.v.m. Corona en anderzijds uit enkele nadelen als gevolg van hogere kosten voor onder andere aangescherpte wet- en regelgeving en procesoptimalisatie van het gemeentelijke archief en hogere loonkosten vanwege ziekte en vroegtijdige vervanging bij uitstroom. Daarnaast worden t.b.v. de invoering van hybride werken mogelijk nog enkele additionele kosten verwacht. Bij de modernisering en reorganisatie van DDC is er van uitgegaan dat het op orde brengen van de processen m.b.t. primaire vastlegging en archivering van stukken met lopen de budgetten zou kunnen worden opgevangen. Deze modernisering blijft achter (289.000 euro nadelig).		-326
Onderwijsvoorzieningen: onderwijshuisvesting		0
Regionale dienstverlening		0
Sport- en wijkaccommodaties		0
Vastgoedbedrijf Als gevolg van het afstoten van maatschappelijk vastgoed is er een voordeel ontstaan van 250.000 euro op de personeelskosten en een voordeel van 100.000 euro op de materiële kosten Vanaf 2022 zal dit een structurele bijdrage van 225.000 euro aan de taakstelling rendement op de organisatie worden.		350

2. Een betrouwbare en voor lange termijn houdbare financiële huishouding

Algemene belastingen Als gevolg van Corona zijn de terrassen grotendeels gesloten geweest en is het niet mogelijk om terrasprecario en andere uitstallingen te heffen. Dit zal naar verwachting resulteren in gederfde inkomsten van ongeveer 160.000 euro.		-160
Algemene inkomsten Het voordeel op de algemene inkomsten bestaat uit: - Nadeel van 1.250.000 euro door een nog in te vullen taakstelling rendement op de organisatie. Concrete uitwerking van deze taakstelling volgt op korte termijn. - Voordeel van 1.651.000 euro door het incidenteel uitstellen van de opschalingskorting ten behoeve van het kunnen opvangen van negatieve financiële effecten voor corona. - Nadeel van 50.000 euro als gevolg van gemaakte Coronakosten - Nadeel van 120.000 euro als gevolg van hogere personeelskosten door tijdelijke bovenformativiteit.		231
Algemene uitkering		0
Rente & treasury Het voordeel op treasury bestaat uit; - Nadeel van 540.000 euro door lagere renteopbrengsten als een gevolg van een afname van kapitaalgoederen (activa Riolering afgeboekt in de Gemeenterekening 2020). - Voordeel van 450.000 euro vanwege een hogere dividendopbrengst. - Voordeel van 190.000 euro door lagere rentelasten over de opgenomen geldleningen en kortlopende schulden vanwege de aanhoudende lage rentestanden.		100

Totaal - Financiën en organisatie

- 991

Legenda: = tegenvaller; = risico; = conform begroting; = meevaller; = neutrale wijziging

Wij stellen voor:

12.

om een reserve voor loon- en prijscompensatie in te stellen. Doel van de reserve is om knelpunten en overschotten met betrekking tot de compensatie van lonen en prijzen te voorkomen. In de begroting wordt ieder jaar een gemiddeld bedrag voor de stijging van lonen en prijzen toegevoegd. Voor de daadwerkelijke toekenning van compensatie voor gestegen lonen en prijzen zijn we afhankelijk van externe factoren (bijv. CAO ontwikkeling). Dit maakt dat de bedragen die hiervoor in de begroting worden opgenomen (positief of negatief) kunnen afwijken. Om deze schommelingen in het resultaat te voorkomen wordt deze reserve ingesteld. Er mag alleen gedoteerd worden aan, en onttrokken worden uit de reserve aan de stelpost loon- prijscompensatie (jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening). De maximale hoogte van de reserve wordt vastgesteld op 10 miljoen euro. Dit is 1 jaar loon- en prijscompensatie op basis van een 20 jarig gemiddelde (1,8% prijsstijging 2,9% loonstijging) en de maximale looptijd is voor onbepaalde tijd.

Wij stellen voor:

13.

om een bestemmingsreserve ‘Implementatie wetgeving informatievoorziening’ in te stellen (instellingsdatum boekjaar 2021), waar de middelen van het Rijk in het kader van de Wet open overheid en overige (toekomstige) wetgeving op het gebied van informatievoorziening in landen. Ook de middelen die bij de gemeentebegroting 2020-2023 beschikbaar gesteld zijn voor wetgeving op het gebied van informatievoorziening toevoegen aan deze reserve. De ervaring van de afgelopen jaren leert dat de implementatietijd van wetgeving nooit gelijk oploopt met door het rijk beschikbaar gestelde budgetten in de betreffende jaren (per jaarschijf). De uitgaven van het implementeren van de nieuwe wetgeving vinden, door vertraging in de vaststelling van deze wetgeving door het rijk en/of door jaaroverstijgende implementatietijd, veelal later plaats, waardoor de werkelijke uitgaven niet synchroon lopen met de ontvangen middelen in het betreffende boekjaar. Door deze middelen in de reserve implementatie wetgeving te storten maken we het mogelijk de bedragen in het betreffende implementatiejaar beschikbaar te hebben. Daarnaast zijn bij de gemeentebegroting middelen voor nieuwe wetgeving beschikbaar gesteld (zomernota 2021 knelpunt 18). Door de gemeente Losser zijn ook middelen t.b.v. de implementatie van wetgeving beschikbaar gesteld aan de gemeente Enschede. Deze middelen moeten ook beschikbaar blijven. Door deze aan de reserve toe te voegen maken we dit mogelijk. Ook middelen m.b.t. toekomstige wetgeving op het gebied van informatievoorziening kunnen aan deze reserve toegevoegd worden. De looptijd van deze reserve is t/m 31-12-2026. Dan wordt de reserve geëvalueerd en bekeken of de reserve nog moet blijven bestaan. Het maximum van de reserve bedraagt 5 miljoen euro. De dotatie aan de reserve vindt plaats uit toevoeging van rijksmiddelen tbv wetgeving op het gebied van informatievoorziening. De onttrekkingen gebeuren t.b.v. de implementatie wetgeving op het gebied van informatievoorziening in het betreffende uitvoeringsjaar.